De Nederlandse vertaalmarkt kent honderden verschillende vertaalbureaus met allemaal hun eigen werkwijze en kwaliteiten. Je kan met een gerust hart zeggen dat onze vertaalbusiness zich typeert door enorm veel concurrentie en bedrijvigheid. Het kiezen van de juiste partij om je vertalingen door te laten uitvoeren kan daarom een overrompelende ervaring zijn. Hoe weet je zeker dat het vertaalbureau waarmee je in zee gaat het juiste is? Gelukkig zijn er een aantal belangrijke aspecten waar je op kan letten. Deze hebben we in 10 stappen verdeeld en in een rijtje voor je gezet. Neem de onderstaande stappen door en leer waar je op moet letten bij het kiezen van een vertaalbureau.

1: Breng in kaart welke specialismen en talen je nodig hebt

Voordat je onderzoek doet naar de verschillende vertaalbureaus, is het essentieel dat je eerst je eigen wensen en doelen in kaart brengt. Immers moet je daarop gebaseerd kunnen zien of een vertaalbureau je daadwerkelijk van dienst kan zijn. Bepaal dus eerst goed wat voor soort teksten je wilt laten vertalen. Zijn het bijvoorbeeld arbeidscontracten, webteksten, juridische documenten of medische rapporten? Elke soort vertaling heeft namelijk toepassing op een ander specialisme. Daarnaast is het natuurlijk nodig dat je weet in welke doeltalen je je teksten nodig hebt.

2: Bepaal of je een beëdigde vertaling nodig hebt

De tweede stap is om te bepalen of je een beëdigde vertaling voor je teksten nodig hebt. Voor veel officiële documenten is het namelijk nodig dat een beëdigde vertaler de vertaling uitvoert. Dit zijn professionals die vanuit de rechtbank de bevoegdheid hebben gekregen om officiële documenten in een andere taal van dezelfde rechtsgeldigheid te voorzien. Een standaard vertaling is namelijk niet automatisch geldig. Je hebt een beëdigde vertaling nodig voor bijvoorbeeld certificaten, diploma’s, contracten, statuten en akten.  

3: Maak een shortlist van relevante vertaalbureaus

Nadat je op een rijtje hebt gezet wat voor vertalingen je nodig hebt, is het tijd om onderzoek te doen naar relevante vertaalbureaus. Zoek in Google naar het desbetreffende vertaalspecialisme + doeltaal en kijk maak een lijstje met de 10 zoekresultaten die in eerste instantie het meest geschikt lijken. Noteer alvast de verschillen in prijzen en aanwezige vertaaldiensten. Bovendien is het een slim idee om een offerte voor je tekst aan te vragen. Dit kan bij sommige vertaalbureaus namelijk 1 of 2 dagen duren voordat ze die opgesteld hebben.

4: Kijk goed naar de online klantbeoordelingen

Naast de certificeringen en werkwijze zeggen online klantbeoordelingen ook enorm veel over de kwaliteit van een vertaalbureau. Directe ervaringen en reacties van klanten zijn het directe bewijs of een partij daadwerkelijk kwaliteit levert. Kijk dus goed naar de recensies van de bureaus in je lijst. Deze kan je meestal vinden op websites als Kiyoh.nl, trustpilot.com en feedbackcompany.com. Een goede indicatie is het gemiddelde cijfer of aantal sterren dat het bureau heeft, samen met de reacties van klanten. Probeer wel hierbij na te gaan of de recensies authentiek overkomen. Dit kan je vaak zien aan de verlopen tijd tussen de recensies en het aantal anonieme reacties. Een echte klant zal namelijk sneller zijn of haar (bedrijfs)naam erbij zetten. Ook is het verdacht als er alleen maar zeer positieve beoordelingen te lezen zijn. Het is niet realistisch dat absoluut elke klant 100% tevreden was.

5: Onderzoek het expertiseniveau van deze partijen

De volgende stap is om het niveau in expertise van je de bureau in je shortlist te onderzoeken. Immers kan iedereen in theorie op hun website claimen dat ze experts zijn. Vraag dus goed naar de vaardigheden en specialismen van de vertalers. Je wilt namelijk wel dat iemand met de juiste kennis in vakjargon je arbeidscontracten vertaalt. Tevens is het een goed idee om onderzoek te doen naar welke voorwaarden en eisen het vertaalbureau aan haar vertalers stelt. Zo is het belangrijk dat dit vertalers zijn die je doeltaal op moedertaalniveau beheersen.

6: Controleer de certificeringen van deze bureaus

De vertaalmarkt kent een aantal certificeringen en standaarden die een goede indicatie van de kwaliteit van het vertaalbureau geven. Zo heb je bijvoorbeeld de ISO-9001 en ISO-17100 certificeringen. Zo weet je zeker dat de inzet van mensen, middelen en dienstverlening van het desbetreffende vertaalbureau naar behoren is. Een hoogstaand vertaalbureau moet dus in bezit zijn van deze ISO certificeringen. Dit wordt meestal duidelijk op de website gecommuniceerd.

7: Vergelijk de vertaalbureaus op prijs en werkwijze

Nu dat je certificeringen en standaarden hebt gecontroleerd, kan je de vertaalbureaus  vergelijken op prijs en werkwijze. Breng goed in kaart of er uitschieters in tarieven zijn. Ook is het nodig dat je de verschillende werkwijzen goed naar elkaar legt. Hoe hebben ze de offerte opgesteld en hoe is de service naar jou? Dit zijn aspecten die een grote invloed hebben op je vertaling. Kijk Bovendien ook naar de prijzen. Het duurste vertaalbureau is namelijk niet automatisch het beste. Het is essentieel dat je op zoek bent naar de juiste prijs- kwaliteitverhouding.  

8: Doe onderzoek naar de aangeboden betaalwijzen

Nu dat je de tarieven, werkwijzen en beoordelingen van de bureaus met elkaar hebt vergeleken, is het ook slim om de betaalwijzen onder de loep te nemen. Immers is het essentieel dat het makkelijk voor je is om de betalingen snel uit te voeren. Bij de meeste vertaalbureaus wordt er handmatig een offerte opgesteld, die gedeeltelijk van tevoren betaald moet worden. Het bedrag kan betaald worden met reguliere bankoverschrijvingen of creditcard. Wijzelf werken met een eigen betaalsysteem via vertaaltegoed en bieden ook iDeal en Paypal als betaalwijze aan. Kijk dus goed naar welke optie je voorkeur gaat en hou ook rekening met betaaltermijnen.

9: Lees de garantie- en algemene voorwaarden goed door

Het is erg belangrijk dat je weet hoe de vertaalbureaus hun garantiebepalingen en algemene voorwaarden hebben vormgegeven. Zo weet je wat je rechten tegenover de desbetreffende partijen zijn. De geboden garantie geeft je zekerheid indien de geleverde vertaling niet naar behoren is. Je wilt natuurlijk voorkomen dat het inschakelen van een vertaalbureau weggegooid geld wordt. Er zijn gelukkig veel vertaalbureaus die hier netjes mee omgaan en een solide garantiebeleid hebben. Al met al moet je ervoor zorgen dat je een bureau uitkiest dat de zaakjes op orde heeft.

10: Kijk of het mogelijk is om een proefvertaling aan te vragen

Nu dat je uitgebreid onderzoek hebt gedaan, is het handig om vrijblijvend zelf te ervaren hoe een vertaalbureau te werk gaan. Bij sommige partijen kan je een proefvertaling aanvragen. Dit is een (gratis) manier om de kwaliteit, werkwijze en service van een vertaalbureau te testen. Helaas biedt niet elk bureau deze dienst aan. Bij Fairlingo is het wel mogelijk om een proefvertaling aan te vragen. Door een gedeelte van de tekst te uploaden, kun je dus gratis ervaren hoe we onze vertaalopdrachten aanpakken.

Sam Van Gentevoort
41 artikelen